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Una società per azioni che fornisce servizi di data center, web hosting, pec, registrazione di nomi di dominio, connettività ecc. mi ha chiesto di revisionare l’intero set contrattuale dedicato ai clienti consumatori.
I documenti di partenza
Il set contrattuale era composto da 13 contratti, per un totale di centinaia di pagine.
I contratti erano stati scritti nel tempo da persone diverse.
Presentare i difetti tipici dei contratti tradizionali, presentavano contenuti poco coerenti (ad esempio, lo stesso termine veniva usato con significati differenti nei vari contratti) o addirittura errati (ad esempio, in un contratto veniva richiamata la clausola di un altro contratto che nel frattempo era stata spostata oppure cancellata).
Ogni contratto presentava una struttura, ossia una successione di clausole, diversa.
Il lavoro che ho fatto
Coerenza strutturale
Il primo passo nel lavoro di revisione è stato quello di mappare e mettere a confronto la struttura di ciascun contratto per costruirne una uniforme da usare in ciascun tipo di contratto o quasi.
Costruire una struttura uniforme significa facilitare il confronto tra le varie clausole contrattuali anche per mezzo di tool di intelligenza artificiale.
Coerenza lessicale
Nel lavoro di revisione del testo ho fatto attenzione a due aspetti peculiari.
Infatti, all’interno di un set contrattuale è importante che uno stesso termine venga usato sempre con lo stesso significato.
In secondo luogo, è importante che una clausola che stabilisce sempre la stessa regola (ad esempio, la clausola sui pagamenti) sia scritta nello stesso modo nei vari contratti.
Quindi, ho lavorato per ottenere una coerenza lessicale non solo all’interno di uno stesso contratto ma anche all’interno di tutti e 13 i contratti.
Il risultato finale
Grazie al profondo lavoro di revisione strutturale e testuale è stato possibile ridurre la lunghezza dell’intero set contrattuale del 32% circa.
In questo modo sarà di certo più semplice la gestione del set contrattuale, non solo da parte dei dipendenti che in futuro dovranno analizzarlo e modificarlo, ma anche da parte dei vari tool di intelligenza artificiale quando si tratterà di estrarre informazioni dei contratti, di compararli tra di loro ecc.